De nieuwe functiekiezer bevat meer dan 250 functies en biedt bovendien snel toegang tot onlangs gebruikte functies en het ingebouwde helpsysteem. Het aanmaken van formules wordt vereenvoudigd door visuele plaatsaanduidingen en duidelijke hulpinformatie.

Grote gegevenssets kunt u gemakkelijk indelen in logische groepen, zoals kamers in een woning of namen van verkoopmedewerkers. In Numbers ’09 worden rijen met unieke waarden in een kolom omgezet in tabelcategorieën die u kunt samenvouwen. Met de handige venstermenu's kunt u onder andere de subtotalen en gemiddelden voor elke categorie berekenen.

Al uw formules en resultaten kunt u bekijken in één venster waarin u kunt zoeken, zodat zelfs ingewikkelde spreadsheets snel en eenvoudig kunnen worden gecontroleerd.

In Numbers ’09 kunt u prachtige diagrammen met twee assen en gemengde diagrammen aanmaken. Met behulp van deze diagrammen kunt u bijvoorbeeld temperatuur- en neerslaggegevens in één diagram weergeven, zelfs als de gegevens een ander bereik en een andere indeling hebben (bijvoorbeeld graden en centimeters). Daarnaast kunt u trendlijnen en foutenbalken toevoegen voor geavanceerde analyses.

Wanneer u een diagram in Pages of Keynote plakt, wordt het diagram automatisch aan de oorspronkelijke spreadsheet gekoppeld. Als de hoeveelheid brongegevens toeneemt, kunt u uw documenten en presentaties met één muisklik bijwerken.

Dankzij 30 door Apple ontworpen sjablonen voor veelvoorkomende taken kunt u snel aan de slag. Met de nieuwe sjablonen kunt u uw uitgaven controleren, sportieve prestaties vastleggen, uw pensioenplan beheren, een proefwerk voor uw leerlingen aanmaken, enzovoort. U hoeft alleen maar uw gegevens in de fraaie en handige spreadsheets te typen en u bent binnen enkele minuten klaar. In de meeste gevallen hoeft u niet eens zelf formules te typen.