Det er lurt å arkivere dokumentet ofte mens du arbeider. Når du har arkivert dokumentet første gang, kan du trykke Kommando-S for å arkivere det raskt mens du jobber, med de samme innstillingene hver gang.

Standardinnstillingen er at Keynote arkiverer dokumenter i SFF-format (SFF = Single File Format), noe som gjør at det er enklere å sende dokumentene som et vedlegg i en e-postmelding eller å arkivere det på Internett eller i et annet filarkiveringsystem. Hvis du vil arkivere Keynote-lysbildeserien som en dokumentpakke i stedet for i SFF-format, kan du velge å gjøre dette ved å markere et valg i Keynote-valg.

Slik arkiverer du et dokument for første gang:

  1. Velg Arkiv > Arkiver, eller trykk Kommando-S.

  2. Oppgi et navn for dokumentet i Arkiver som-feltet.

  3. Fra Hvor-lokalmenyen velger du hvor du vil arkivere dokumentet.

    Hvis plasseringen du vil arkivere dokumentet i, ikke vises i lokalmenyen, klikker du på trekanten til høyre for Arkiver som-feltet og navigerer til plasseringen hvor du vil arkivere dokumentet.

    Hvis Hvor-lokalmenyen ikke vises, går du til plasseringen hvor du vil arkivere dokumentet.

  4. Hvis du vil at dokumentet skal kunne vises med forhåndsvisning i Finder i Mac OS X versjon 10.5 eller nyere, velger du «Ta med forhåndsvisning i dokumentet».

  5. Hvis du vil at dokumentet skal åpnes med Keynote ’08 eller PowerPoint, velger du «Arkiver en kopi som» og velger filformatet du vil arkivere dokumentet i.

  6. Hvis du eller noen andre skal åpne dokumentet på en annen maskin, klikker du på Avanserte valg og angir innstillinger for hva som skal tas med i dokumentet.

    • Kopier lyd og filmer til dokumentet:  
      Hvis du markerer denne avkrysningsruten, arkiveres lyd og filmer sammen med dokumentet slik at filene kan spilles av hvis dokumentet åpnes på en annen datamaskin. Du kan fjerne markeringen i denne avkrysningsruten for å redusere filstørrelsen, men mediefiler vil bli spilt av på andre maskiner hvis ikke de også overføres.

      Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du reduserer totalt dokumentstørrelse når dokumentet inneholder filmer eller lyd, leser du Redusere størrelsen på mediefiler. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du reduserer dokumentstørrelse hvis dokumentet inneholder reduserte bildestørrelser, leser du Redusere bildefilstørrelser.

    • Kopier temabilder til dokumentet:
      Hvis du ikke markerer dette valget og deretter åpner dokumentet på en datamaskin som ikke har samme tema installert (hvis du for eksempel har opprettet temaet selv), er det mulig at dokumentet ser annerledes ut.

  7. Klikk på Arkiver.

    Hvis dokumentet er opprettet med en eldre versjon av Keynote, blir du spurt om dokumentet skal arkiveres i det samme formatet.

Slik arkiverer du et dokument som en dokumentpakke:

  1. Før du arkiverer dokumentet for første gang, velger du Keynote > Valg og klikker deretter på Generelt.

  2. Marker «Arkiver nye dokumenter som pakker» under Arkivering.

Det er vanligvis kun mulig å arkivere Keynote-dokumenter på datamaskiner og tjenere med Mac OS X. Keynote er ikke kompatibelt med Mac OS 9-maskiner og Windows-tjenere med Services for Macintosh.

Hvis du skal dele dokumentet med andre som ikke har Keynote, kan du eksportere dokumentet til et annet filformat. Hvis du vil vite hvordan du eksporterer dokumentet til andre filformater (inkludert QuickTime, PowerPoint og PDF), leser du Dele en presentasjon med andre plattformer.