Mit Regeln für die bedingte Formatierung kann festgestellt werden, ob eine Zelle einen Prüfwert enthält, bei dem es sich entweder um einen spezifischen Wert handeln kann oder um einen Wert, der einem anderen Wert in einer bestimmten Tabellenzelle entspricht bzw. eine bestimmte Bedingung erfüllt. Eine Regel definiert die Formatierung, die auf die Zelle(n) angewendet wird, wenn sie den Prüfwert enthalten.

Gehen Sie wie folgt vor, um Regeln zu definieren:

  1. Wählen Sie mindestens eine Zelle aus.

  2. Klicken Sie in der Symbolleiste auf "Informationen" und anschließend auf das Symbol "Zellen". Klicken Sie anschließend auf "Regeln anzeigen".

    Sie können auch "Format" > "Bedingte Formatierungsregeln einblenden" auswählen.

  3. Wählen Sie eine Option aus dem Einblendmenü "Regel auswählen" aus.

    Mit den Optionen im oberen Bereich des Einblendmenüs werden numerische Werte geprüft. Die Optionen in der Mitte können für Textwerte verwendet werden. Die Option "Mit Datum" gilt für Datumsangaben.

  4. Soll ein bestimmter Prüfwert festgelegt werden, können Sie diesen Wert direkt in das Feld rechts neben dem Einblendmenü eingeben.

    Sie können auch den Wert einer Tabellenzelle als Prüfwert verwenden. Klicken Sie hierfür auf den kleinen blauen Kreis im Prüfwertfeld, um das Feld mit der Zellenreferenz anzuzeigen.

    Geben Sie eine Zellenreferenz an, indem Sie in der Tabelle auf die gewünschte Zelle klicken. Sie können die Zellenreferenz auch manuell eingeben und anschließend den Zeilenschalter drücken. Im Abschnitt Zellenreferenzen in Formeln finden Sie Informationen zu den Konventionen bei der Eingabe von Zellenreferenzen.

    Für die Regel "Zwischen" müssen zwei Prüfwerte angegeben werden. Die Formatierung wird angewendet, wenn eine der Zahlen oder eine beliebige Zahl aus dem Zahlenbereich zwischen den beiden Prüfwerten in der Zelle bzw. in den Zellen angezeigt wird.

    Bei der Regel "Mit Datum" müssen vor der Angabe des Prüfwerts die entsprechenden Optionen aus den Einblendmenüs auf beiden Seiten des Prüfwertfelds ausgewählt werden.

  5. Klicken Sie auf die Taste "Bearbeiten", um die Formatierung festzulegen, die auf die Zellen angewendet werden soll, wenn diese den Prüfwert enthalten.

    • Farbfeld für Text:  
      Klicken Sie auf dieses Feld, um die Farbe auszuwählen, die auf die Zellenwerte angewendet werden soll.
    • Tasten für Textstil:  
      Klicken Sie auf "B" für Fettdruck, auf "I" für Kursivschrift, auf "U" für Unterstreichungen oder auf "S" für durchgestrichene Zellenwerte.
    • Farbfeld für Füllfarbe:  
      Klicken Sie auf dieses Feld, um eine Füllfarbe für die Zellen auszuwählen.

    Im Feld "Beispiel" könnten Sie die ausgewählten Effekte sehen. Klicken Sie auf "Fertig", wenn der gewünschte Effekt angezeigt wird.

  6. Klicken Sie auf die Taste "Hinzufügen" (+), um eine weitere Regel hinzuzufügen, und wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5.

Sind für eine Zelle mehrere Regeln definiert und erfüllt der Zellenwert die Bedingungen mehrerer Regeln, gilt Folgendes:

  • Als Textfarbe wird die Farbe verwendet, die der Regel mit der höchsten Priorität (und festgelegter Textfarbe) zugewiesen ist .

  • Als Textstil wird der Stil verwendet, der der Regel mit der höchsten Priorität (und festgelegtem Textstil) zugewiesen ist.

  • Als Füllfarbe wird die Füllfarbe verwendet, die der Regel mit der höchsten Priorität (und festgelegter Füllfarbe) zugewiesen ist.

Wenn Sie nach der Anwendung der festgelegten Textfarbe auf einen Zellenwert die Einfügemarke in dieser Zelle platzieren, neuen Text eingeben und über die Formatierungsleiste oder das Informationsfenster "Text" die Textfarbe ändern, wird der neue Text in der neuen Farbe angezeigt, der bereits vorhandene Text behält jedoch die mit der Regel definierte Farbe.