Det er en god ide at arkivere et dokument ofte, mens du arbejder. Når du har arkiveret det første gang, kan du trykke på Kommando-S for at arkivere det hurtigt med de samme indstillinger hver gang, mens du arbejder.

Som standard arkiverer Keynote dokumenter i SFF-format (Single File Format), så det er nemmere at sende som bilag til e-post, arkivere på Internet eller i et andet arkiveringssystem. Hvis du vil arkivere et Keynote-lysbilledshow som en dokumentpakke i stedet for i SFF-format, kan du gøre det ved at vælge en mulighed i Keynote-indstillinger.

Du arkiverer et dokument første gang på følgende måde:

  1. Vælg Arkiv > Arkiver, eller tryk på Kommando-S.

  2. Skriv et navn til dokumentet i feltet Arkiver som.

  3. Vælg den mappe, hvor du vil arkivere dokumentet, på lokalmenuen Hvor.

    Hvis den ønskede placering ikke vises på lokalmenuen Hvor, skal du klikke på trekanten til højre for feltet Arkiver som og derefter finde den placering, hvor du vil arkivere dokumentet.

    Hvis lokalmenuen Hvor ikke vises, skal du navigere til det sted, hvor du vil arkivere dokumentet.

  4. Hvis dokumentet skal vises i hjælpeprogrammet Vis i Finder i Mac OS X version 10.5 eller nyere versioner, skal du vælge “Inkluder eksempel i dokument”.

  5. Hvis dokumentet skal åbnes med Keynote ’08 eller PowerPoint, skal du vælge “Arkiver kopi som” og vælge det ønskede arkivformat.

  6. Hvis du eller en anden vil åbne dokumentet på en anden computer, skal du klikke på Avancerede indstillinger og indstille muligheder, der bestemmer, hvad der kopieres til dokumentet.

    • Kopier lyd og film til dokument:  
      Hvis du vælger dette afkrydsningsfelt, arkiveres lyd-og videoarkiver med dokumentet, og arkiverne afspilles, hvis dokumentet åbnes på en anden computer. Du kan evt. fravælge afkrydsningsfeltet, så arkivstørrelsen bliver mindre, men mediearkiverne afspilles ikke på en anden computer, medmindre du også overfører dem.

      Du kan læse, hvordan du reducerer dokumentstørrelsen, når du inkluderer film eller lyd, i Reducere størrelsen på mediearkiver. Du kan læse, hvordan du reducerer dokumentstørrelsen, hvis du har brugt formindskede billeder i dokumentet, i Reducere billedarkivers størrelse.

    • Kopier temabilleder til dokument:  
      Hvis du ikke vælger denne mulighed og åbner dokumentet på en computer, hvor det samme tema ikke er installeret (hvis du f.eks. har oprettet dit eget tema), kan dokumentet se anderledes ud.

  7. Klik på Arkiver.

    Hvis dokumentet er oprettet med en ældre version af Keynote, bliver du spurgt, om du vil arkivere dokumentet i det samme format.

Du arkiverer et dokument som en dokumentpakke på følgende måde:

  1. Før du arkiverer dokumentet første gang, skal du vælge Keynote > Indstillinger og derefter klikke på Generelt.

  2. Under Arkivering skal du vælge “Arkiver nye dokumenter som pakker”.

Du kan normalt kun arkivere Keynote-dokumenter på computere og servere, der bruger Mac OS X. Keynote er ikke kompatibelt med Mac OS 9-computere og Windows-servere, der afvikler serviceprogrammer til Macintosh.

Hvis du har tænkt dig at dele dokumentet med andre, som ikke har Keynote installeret på deres computere, kan du eksportere det, så det kan bruges i et andet program. Læs om eksport af dine dokumenter til andre arkivformater (inklusive QuickTime, PowerPoint og PDF) i Dele en præsentation på tværs af platforme.